برای دسته بندی ایملهای مربوط به مدیریت زمان و برچسب زدن خودکار آنها به ترتیب زیر عمل کنید.

1. یک ایمیل جدید باز کرده و در موضوع آن تایپ کنید “3 ساعت - پروژه الف” . نوشتن عنوان کار انجام شده برای این است که بتوانید چند پروژه را همزمان مدیریت کنید. این بدان معنی است که در انتهای این دستورالعمل پیامهای ارسالی برای هر پروژه با برچسب مشخی علامت گزاری شده و جمع آوری می شوند. در متن ایمیل هر چیزی که دوست دارید تایپ کنید. هدف از ارسال این ایمیل ساده تر کردن مراحل ساخت فیلتر است. درانتها می توایند این ایمیل را پاک کنید.

2. پس از ارسال و دریافت این ایمیل آنرا انتخاب کرده و از منوی More Actions گزینه Filter Messages like these را انتخاب کنید. با این کار به صفحه تعریف فیلتر هدایت خواهید شد. در این صفحه در مقابل To آدرس ایمیل خود را وارد کنید. به عبارت دیگر این همان آدرسی است که در فیلد From هم تایپ شده است. در قسمت Subject تایپ کنید پروژه الف. بله، این همان نامی است که در مرحله اول در موضوع ایمیل وارد کرده بودید. حالا بر روی Test search کلیک کنید. در پنجره پایینی تنها ایمیلی را که در مرحله اول برای خودتان ارسال کرده بودید خواهد دید. این یعنی تا اینجای کار همه چیز مرتب و درست است. بر روی Next step کلیک کنید.

3. از منوی ظاهر شده گزینه Skip the inbox را انتخاب کنید تا ایملهای دریافت شده برای این پروژه دیگر اینباکس شما را شلوغ نکنند. بعد گزینه Apply the lable را انتخاب کرده و عنوان از منوی باز شونده گزینه New lable را انتخاب کرده و نامی برای این برچسب این ایملها تایپ کنید. پیشنهاد می کنم نام پروژه را تایپ کنید. سپس گزینه Also apply filter to 1 conversation below را هم انتخاب کنید. در آخر بر روی Create Filter کلیک کنید.

تبریک عرض می کنم. حالا اینباکس خود را ببینید. یک لیبل به نام “پروژه الف” به آن افزوده شده است. با کلیک بر روی آن ایمیلی را که در مرحله اول برای خودمان فرستاده بودیم قابل مشاهده است.

با این ایمیلها برای تهیه گزارش کافیست متن ایمیلها در نرمافزارهایی مانند Google spreadsheet یا اکسل کپی کنید.

استفاده از جی میل این مزیّت را دارد که دسترسی به جی میل توسط موبایل هم بسیار راحت و سریع است (دست کم سریعتر از دسترسی به سایتهای دیگر).

آیا فکر می کنید این روش می تواند برای شما هم سودمند باشد؟ آیا ابزار دیگری برای مدیریت زمان می شناسید؟